Como converter XML de NF-e para Excel
Há três caminhos para levar o XML da NF-e ao Excel: montar tudo à mão no próprio Excel, extrair pelo sistema de gestão ou usar um conversor. Cada um serve a um volume e a um nível de esforço; veja como escolher.
Quer fazer isso automaticamente? Use o conversor de XML para Excel.
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Resposta direta
Para poucas notas e nenhuma pressa, o Excel consegue importar o XML sozinho. Para muitas notas, ou para ter notas e produtos organizados sem montar consultas, use um conversor. O sistema de gestão (ERP) ajuda quando ele já exporta o que você precisa.
Comparando os três caminhos
| 1. No próprio Excel | 2. Pelo sistema de gestão | 3. Com conversor | |
|---|---|---|---|
| Como | Dados → Obter dados → De arquivo → De XML | Relatório ou exportação de notas de entrada | Envio do XML (ou ZIP) e download da planilha |
| Esforço | Alto: expandir tabelas aninhadas e ligar nota, itens e impostos | Baixo, se o relatório existir | Baixo: um envio |
| Muitas notas | Possível ao combinar uma pasta de arquivos, mas exige montar e manter a consulta | Depende do sistema | Sim, em lote ou por ZIP |
| Campos que vêm | Todos, mas você monta o layout | Só os que o relatório traz | Notas e itens organizados, com impostos e IBS/CBS |
| Privacidade | O arquivo não sai do seu computador | Fica no seu sistema | O arquivo é enviado a um servidor para a conversão |
Caminho 1: importar o XML direto no Excel
Em versões recentes do Excel, o menu Dados permite obter dados de um arquivo XML. O Excel abre o Power Query, mostra a estrutura do arquivo e permite carregar as partes que interessam.
- Vantagem: nada sai do seu computador e você controla o resultado.
- Limite: a NF-e é aninhada (itens dentro da nota, impostos dentro dos itens). O resultado costuma chegar em várias tabelas que você precisa expandir, ligar e limpar. Para juntar dezenas de arquivos é preciso configurar a leitura de uma pasta e conferir se todas as notas têm a mesma estrutura.
- Quando vale: poucas notas, ou quando você quer um layout muito específico.
Caminho 2: pelo sistema de gestão
Muitos sistemas de gestão e contábeis já importam o XML de notas de entrada e permitem exportar relatórios para Excel. Se o relatório traz o que você precisa (por exemplo NCM, CFOP e valores por item), este é o caminho mais natural, porque os dados já estão no seu sistema. O limite é o que o relatório oferece: campos que ele não inclui ficam de fora.
Caminho 3: conversor de XML para Excel
Um conversor faz a organização por você. No ConverteXML, você envia o XML (ou vários, ou um ZIP) e recebe uma planilha com a aba Notas (uma linha por nota), a aba Itens (uma linha por produto) e a aba Avisos quando algum arquivo não puder ser lido. O passo a passo:
- Reúna os XMLs.
- Na página inicial, arraste os arquivos e deixe marcada a opção Excel.
- Clique em Converter para Excel e abra o
.xlsxbaixado.
A especificação completa da planilha, com o exemplo, está em converter XML para Excel. Se as notas trazem os campos da Reforma Tributária, veja extrair IBS e CBS do XML.
Depois de converter
- Ative o filtro nos cabeçalhos para isolar um fornecedor, um CFOP ou um período: a linha de total acompanha o filtro.
- Use uma tabela dinâmica na aba Itens para resumir valores por NCM, CFOP ou produto (veja como extrair os produtos de uma NF-e para o Excel).
- Cruze as abas pela chave de acesso, que está nas duas.
Tem muitas notas? Leia como converter vários XMLs de NF-e de uma vez. Não sabe onde está o XML? Veja onde encontrar o XML de uma NF-e.
Perguntas frequentes
Dá para converter XML para Excel sem programa nenhum?
O Excel importa XML sozinho, mas o resultado precisa de trabalho para ficar em linhas e colunas. Um conversor online entrega a planilha pronta, sem instalar nada.
Um conversor altera o meu XML?
Não. Ele apenas lê o arquivo; o seu XML original continua intacto.
Qual caminho é melhor para 200 notas por mês?
Para esse volume, um conversor em lote ou a exportação do sistema de gestão costumam ser mais práticos do que montar consultas no Excel.
Converter XML para Excel
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